Bokföring för flygklubb - hur gör ni?

Hej,

Jag är nybliven kassör i Tekniska Högskolans Flygklubb på Skå Edeby. För att få lite bättre överblick över våra kostnader, intäkter, tillgångar och fonderingar funderar vi på att börja använda något molnbaserat bokföringsprogram. Det verkar finnas minst en handfull alternativ: Visma, Fortknox, Bokio, m.fl. Finns det någon annan flygklubb som använder sig av något av dessa och kan rekommendera det? Enda "specialaren" för flygklubbar jämfört med andra idella föreningars behov är väl att man vill få till någon sorts integration med myWeblog eftersom en del av konteringen faktiskt sker där. (Av vad jag förstår är detta möjligt genom filexport i teorin men praktiken är ju som bekant inte alltid samma sak..)

Vore som sagt mycket uppskattat med lite input från er andra - goda såväl som dåliga erfarenheter!

/Per

 

Östra Sörmlands Flygklubb använder sig av Visma. Skicka ett mail till kassören Sven om du vill veta mer.

 

Jag är kassör i Sundsvalls Flygsällskap och vi har valt att ha en bokföringsbyrå som sköter löpande bokföring, betalningar och deklarationer.
Den bokföringsbyrån kör Fortnox vet jag och han importerar sie-filer från myweblog för att få in dom automatiska konteringarna därifrån i den övergripande, och det verkar funka bra.
I mina firmor kör jag Visma Administration (lokalt, inte i molnet) och jag kan även importera flygsällskapets bokföring i det programmet när jag får en sie-fil från bokföringsbyrån (skapad i Fortnox), det är enkelt.
SIE-filer är standardiserade för att kunna exporteras och importeras hit och dit så det bör funka oavsett plattform.

 

Vad har ni för ungefärlig årskostnad för att få den hjälpen?

 

Versamhetsåret 2019 gick det på 13.700kr och för 2020 landade det på 15.300kr.
2020 hade bokföringen drygt 300 verifikat.

 

Överkomligt. Känns som att kassörsrollen är den svettigaste positionen i klubben och det kan vara väldigt mycket värt att få sån här hjälp. Kanske till och med en förutsättning för att man ska hitta personer som vill ha den rollen.

 

Ja det underlättar.
Jag har bara suttit i ett år nu men redovisningsbyrån har varit engagerad sedan 4-5 år tillbaka. Det påverkade helt klart mitt beslut att ta på mig uppdraget, åt rätt håll.
Att få avlastning med den jobbiga tidskrävande delen kan dessutom vara en fördel i det att det frigör tid som kan läggas på mer långsiktig och övergripande planering av ekonomin.
Och en redovisningsbyrå gör jobbet på halva tiden och dubbelt så bra jämfört med en amatör, som jag brukar säga om (bra) hantverkare.

 

Vi kör en äldre version av Visma. Funkar rätt bra när man har reskontran i MWL. (Umeå fk).

 

Motorflygarna Uppsala Flygklubb använder Fortnox. Det är billigt genom ett avtal med Riksidrottsförbundet. Vi importerar också från myWebLog och det fungerar utmärkt inte bara i teorin utan också i praktiken.

Vi har använt redovisningsbyrå, men genom de funktioner som Fortnox erbjuder för automatisk fakturahantering så tjänar man inte så mycket på det så vi gör numera allt själva.

 

Bra input från många. En relaterad fråga (jag sitter i samma styrelse som trådstartaren) är hur era ekonomimodeller ser ut? Alltså vilka möjligheter ni har att följa upp ”lönsamhet” per flygplansindivid, och hur ni balanserar flygtimpriser med medlemsavgifter med mera?

 

Principen vi har i Uppsala är att medlemsavgifterna betalar infrastruktur och drift av föreningen medan flygtimpriserna betalar flygplanen. Gränsdragningen är förstås inte alltid enkel. Skall t.ex. kontokortsavgifter från myWebLog belasta föreningsdrift eller flygplanen?

 

Jag ser att ingen svarat på frågan om export/import från Myweblog. Vi satte upp det på Aeroklubben i Göteborg år 2014 och det fungerar hur bra som helst. I bokföringssystemet syns då intäkter per flygplan och månad; detaljerna finns kvar i Myweblog. Ni kanske redan loggar flygningar i Myweblog, men om ni inte gör det utan hanterar debiteringar genom att läsa i flygplansböckerna så kan jag rekommendera att göra som vi gjorde: börja med loggning i Myweblog några månader i förväg och låt folk vänja sig. Se till att konfigurera rätt priser, etc., då det ger er möjlighet att testa export/import till bokföringssystemet. Följ upp noga och hjälp de piloter som glömt att logga eller som gjort fel. (Nyckelordet är "hjälp", inte "skäll på".) När vi gick i skarp drift hade vi i princip noll fel.

Se till att någon bokföringskunnig sätter upp kontoplaner och annat. Att hantera system som t.ex. Visma är inte en fråga för glada IT-tekniker utan för någon som kan bokföring.

Någon nämner "kontokortsavgifter från Myweblog". För vår del använder vi bankgiro. Alla har sin egen OCR-kod som skickar pengarna in på rätt medlemskonto.

 

Jag svarade på frågan... Men jag håller med dig, det är fantastiskt bra och ger i princip noll fel.

Det finns egentligen bara två saker man skall se upp med:

- Att välja så rätt konto blir debet resp. kredit myWebLog när man lägger in transaktioner manuellt. Det blir ju olika beroende på om transaktionen är en insättning på flygkontot eller uttag. myWebLog gör ingen kontroll...
- Att inte göra tillägg eller rättningar i myWebLog som gäller en tid före senaste exportperiod. Det finns möjlighet att lägga in datumspärr i MWL för att skydda sig mot det.

 

Du har helt rätt. Den som skapar manuella transaktioner--vilket bör vara ytterligt få personer, till exempel en kassör eller någon som sköter försäljning--måste veta vad den gör. Så är det med bokföring: man måste veta vad "debet", "kredit" och "konto" är.

Jag är inte längre förtroendevald i min klubb (jag var ordförande när vi införde loggning/debitering i Myweblog och förenklade bokföringen i Visma) så jag vet inte den exakta proceduren vid månadsbryt. Egentligen borde det räcka att titta att sista raden i logboken är införd i systemet och att det inte finns några röda varningssignaler i Myweblog som det blir när det saknas tacho- eller hobbstid. Den enskilde medlemmen kan bara ändra genom att ta bort en loggad rad och göra om, och det kan man bara göra under en kort tid.